Niszczenie dokumentów – po jakim czasie można to zrobić?

Ogromne stosy dokumentów firmowych zajmują kolejne metry kwadratowe Twojego przedsiębiorstwa, a Ty chcesz je po prostu wyrzucić? Temat niszczenia dokumentów firmowych jest ściśle regulowany przez prawo. Warto o tym pamiętać i znać podstawy prawne dotyczące przetrzymywania dokumentów. Zgodnie z Rozporządzeniem o Ochronie Danych Osobowych (RODO) archiwizowanie danych osobowych nie powinno trwać dłużej niż jest to konieczne. Dokumenty firmowe, takie jak faktury czy rachunki, należy przechowywać przez 5 lat, licząc od końca roku podatkowego, w którym upłynął termin zobowiązania podatkowego – czyli okres ten w praktyce przedłuża się do 6 lat. Dane osobowe pracownika można przechowywać przez cały okres jego zatrudnienia, a także przez kolejnych 50 lat. Jeśli chodzi o przetwarzanie CV pozostałych po przeprowadzonym procesie rekrutacji, to czas ich przetwarzania powinien być jak najkrótszy (najlepiej po zakończeniu rekrutacji).

Wynika z tego, że w roku 2021 do utylizacji trafiać będą dokumenty z 2014 roku włącznie.

Pamiętaj, że utylizacja dokumentów nie oznacza wrzucenie ich do śmieci z makulaturą – jest to naruszenie przepisów, które może Cię kosztować od 2 do 4% rocznych przychodów firmy.

Utylizacja dokumentów firmowych, księgowych, niejawnych – jakie są rozwiązania?

Bezpieczne niszczenie dokumentów to obowiązek każdej firmy. Niektóre przedsiębiorstwa decydują się na utylizację dokumentów we własnym zakresie, co wiąże się z dużym ryzykiem popełnienia błędów i wyciekiem wrażliwych danych. Drugą opcją jest skorzystanie z usług wyspecjalizowanej firmy zewnętrznej, która posiada bezpieczne pojemniki, niezbędne pozwolenia i certyfikaty oraz maszyny przeznaczone do profesjonalnego niszczenia dokumentów.

Utylizacja takich dokumentów jak firmowe, księgowe, administracyjne, wspólnot mieszkaniowych, archiwalnych, zawierających dane osobowe, informacje poufne, powinna odbywać się zgodnie z zachowaniem wszelkich norm, z naciskiem na ochronę danych osobowych klientów, partnerów, pracowników.

Systematyczne niszczenie dokumentów pozwali Ci na bezpieczne archiwizowanie poufnych informacji i znacząco podniesie komfort pracy.

Niszczenie dokumentów – na czym polega procedura?

Każda firma jest zobowiązana do wprowadzenia procedury niszczenia dokumentów tak by zawarte w nich informacje po zniszczeniu były niemożliwe do reprodukcji. Jeśli cenisz czas swoich pracowników i wygodę, najlepszym rozwiązaniem będzie skorzystanie z usług firmy zewnętrznej. Pamiętaj, że konieczne jest sprawdzenie czy zakład niszczy dokumenty poufne zgodnie z trzecim stopniem tajności (P-3) wyznaczonym przez normę DIN 66399 – określa ona bardzo precyzyjnie zasady kasowania informacji zarówno z nośników fizycznych, jak i cyfrowych danych. Uzyskaniem takich norm firmy często chwalą się na swoich stronach internetowych, ofertach wysyłanych do klientów. Możesz też poprosić o przesłanie dokumentów potwierdzających odpowiednie kwalifikacje.

Warto też zwrócić uwagę, czy firma, której chcesz powierzyć dokumenty Twojej firmy dysponuje protokołem przekazania dokumentów oraz chce przetransportować je w zaplombowanych pojemnikach. Firmy zajmujące się profesjonalnym niszczeniem dokumentów dają też możliwość monitoringu całego procesu niszczenia dokumentów (od transportu po utylizację dokumentów).

Bezpieczne niszczenie dokumentów odbywa się w wydzielonym, zamkniętym pomieszczeniu. Osoby odpowiedzialne za obsługę profesjonalnej maszyny i utylizację, powinny posiadać odpowiednie kwalifikacje i szkolenia. Efektem ubocznym niszczenia dokumentów jest papierowa ścinka uniemożliwiająca jakiekolwiek otworzenie zawartych na nich danych.

Ostatnim etapem utylizacji dokumentów jest wystawienie protokołu zniszczenia i przekazania go do Twojej firmy.

Sprawdź również Odbiór odpadów przemysłowych