Niszczenie dokumentów 2022 – jakie dokumenty trafią do niszczarek?

Niszczenie dokumentów 2022 roku uważamy za otwarte. Dlaczego? Ponieważ zaczynamy potrzebować miejsca na nowe akta, więc robimy porządki w swoich firmowych archiwach. Co za tym idzie, zastanawiamy się jaką dokumentację możemy zutylizować. O tym kiedy dokładnie należy pozbyć się danego dokumentu, decyduje informacja, którą on przetwarza. Inna data utylizacji obowiązuje dokumenty medyczne, inna, dokumenty podatkowe, a jeszcze inna w przypadku dokumentów zawierających dane pracowników. Wszystkie aspekty dotyczące terminów niszczenia poszczególnych dokumentów są ściśle regulowane przez prawo i wpływa na nie wiele czynników. Dlatego zanim coś zniszczysz, sprawdź czy faktycznie możesz to zrobić w tym roku.

W jaki sposób niszczyć dokumenty zawierające dane osobowe?

Nie tylko nie możemy zniszczyć dowolnych dokumentów w dogodnym dla siebie czasie. Sam proces utylizacji akt wymaga od podmiotu niszczącego przestrzegania specjalnych procedur. Warto pamiętać, że niszczenie dokumentów to także przetwarzanie danych regulowane przez Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych (RODO). Złamanie tych zasad niesie ze sobą różnego rodzaju konsekwencje prawne. Na co zwrócić szczególną uwagę podczas niszczenia dokumentów firmowych? Przejdź przez te trzy pytania:

• Czy dołożyliśmy wszelkich starań by proces niszczenia odbył się w jak najbezpieczniejszych warunkach, z udziałem wyszkolonych pracowników?

• Jakie jest ryzyko, że informacje zawarte w tych dokumentach trafią do osób niepożądanych?

• Czy sporządziliśmy odpowiednią dokumentację procedury niszczenia? I czy jesteśmy w stanie udowodnić, że spełniliśmy wszystkie wymagania?

Niestety bardzo często dokumenty firmowe trafiają po prostu do kosza, gdzie dostęp do nich ma praktycznie każdy i nie trudno o „wyciek danych”. Dlatego zanim zdecydujesz, że zniszczysz akta swojej firmy we własnym zakresie, warto rozeznać się jak wygląda współpraca z przedsiębiorstwami zajmującymi się bezpiecznym niszczeniem dokumentów.

Niszczenie dokumentów 2022 – kto niszczy dokumenty?

Profesjonalnym niszczeniem dokumentów zajmują się podmioty, które posiadają niezbędne certyfikaty, określone normy oraz dedykowane maszyny. Archiwa, które trafiają w ręce wyspecjalizowanej firmy, są transportowane w bezpiecznych pojemnikach oraz obsługiwane przez wykfalifikowany personel. Cały proces niszczenia odbywa się w wydzielonym do tego, specjalnym pomieszczeniu, pod czujnym okiem monitoringu. Każda z takich firm posiada własne procedury zgodne z prawnymi wymaganiami. Efektem ubocznym niszczenia dokumentów jest papierowa ścinka, która dostaje drugie życie w papierniach.

Jedną z firm specjalizującą się profesjonalną utylizacją dokumentów jest firma Metkom. Więcej o ofercie naszej firmy dowiesz się tutaj: Profesjonalne niszczenie dokumentów

Ile kosztuje niszczenie dokumentów? Od czego zależny jest cennik niszczenia dokumentów?

Ze względu na wygodę, konieczność przestrzegania wymagań prawnych, odpowiedzialność oraz czas swoich pracowników, wiele przedsiębiorstw oraz instytucji decyduje się na skorzystanie z usług firmy zewnętrznej. Ile kosztuje usługa utylizacji dokumentacji? Odpowiedź niestety nie może być jednoznaczna. Na cenę wpływa wiele czynników. Przede wszystkim jest to ilość dokumentacji przeznaczonej do zniszczenia, kolor druku oraz forma spakowania dokumentów (np. koszulki, segregatory). Jeśli polityka Twojej organizacji tego wymaga, możesz również skorzystać z dodatkowego nadzoru transportu w systemie GPS czy nagrania z monitoringu procesu niszczenia dokumentów. Każda wycena powinna być indywidualna i dostosowana do potrzeb klienta.

Sprawdź również nasz artykuł Bezpieczne niszczenie dokumentów. Co warto wiedzieć o utylizacji dokumentacji?

Zobacz także wpis Odbiór, utylizacja odpadów przemysłowych, ich recykling – co powinieneś wiedzieć?